L’obiettivo del software Gespage è, in primo luogo, misurare il volume realizzato dal vostro parco stampanti e fotocopiatrici, e poi di calcolare il costo complessivo. Come Gespage agirà per ottenere una significativa riduzione dei costi e quale sarà il suo ROI? (Return On Investment)
Promemoria :
- La stampa costa in media ad un’azienda il 3% del suo fatturato.
- La maggior parte delle imprese non sa esattamente quanto costano le loro stampe.
- La maggior parte delle imprese non sa nemmeno quante macchine stanno nel loro parco.
Gespage vi aiuterà nel realizzare risparmi rilevanti grazie a tre funzioni standard del prodotto
filtri e regole
La prima funzione che genera risparmio è l’insieme di filtri e regole. Un filtro può essere impostato in modo che qualsiasi documento inviato ad una stampante A, verrà reindirizzato a una stampante B se contiene pagine che superano un certo numero o se il costo del documento supera un certo livello. In questa equazione, il filtro sarà « Se il documento contiene più di XX pagine », allora la regola « reindirizzamento su stampante B » sarà applicata, con notifica all’utente che il suo documento sarà dirottato sulla stampante B. Il guadagno medio sarà attorno ai 2% del volume annuale.
Print2me
La seconda funzione è Print2me che fornisce una nuova dimensione, per esempio il controllo d’accesso alle apparecchiature. Ogni MFP o stampante è dotata da un sistema d’identificazione che essere può essere un’interfaccia, integrata o un semplice lettore di schede.
Le stampe restano bloccate sul server Gespage. Per sbloccarle l’utente deve identificarsi con il suo codice d’accesso o badge. Potrà ottenere sullo schermo del MFP, la lista dei suoi lavori di stampa con il nome, il numero di pagine, il costo. Potrà anche leggere altre informazioni come lo stato del suo credito o il saldo di pagine. L’utente può liberare una o più stampe. Può anche cancellare le stampe, senza tornare alla sua scrivania.
Gespage cancella automaticamente tutti i lavori che non sono stati stampati in un tempo definito. Conseguenza immediata : non più accumulazione di documenti nel vassoio di uscita e niente più documenti mai ricuperati. Questa funzione crea un risparmio massimo stimato attorno al 15% del volume annuale di stampa.
il comportamento degli utenti
La messa in funzione di Gespage modificherà il comportamento degli utenti e limiterà spontaneamente le loro stampe personali. Il risultato è variabile secondo le imprese, ma la media parte da un tasso medio fra il 3 e il 5% di stampe risparmiate.
Esempio di ROI
Esempio calcolato in conformità a 50 MFP con moduli integrati e con 500 utenti
| Equipments installed | 50 |
| Nbr of users | 500 |
| Annual B&W volume | 275 000 |
| Annual colour volume | 77 000 |
| Page B&W total Cost Owner | 0.008 € |
| Page Colour Total Cost Owner | 0.06 € |
| Nbr of B&W pages per day/user | 25 |
| Nbr of colour pages per day/user | 7 |
| Nbr working days per month | 22 |
| B&W Print month cost | 2 200 € |
| Colour print month cost | 4 620 € |
| Paper month cost | 2 112 € |
| Total print cost | 8 932 € |
| Gespage licenses | 1 564 € |
| Embedded modules | 10 500 € |
| Total cost of acquisition | 12 064 € |
| Saving via Gespage | 2 233 € (20% of the volume) |
| ROI (Return On Investment) | 5.4 months |